Tăng cường thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử, giao nộp tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan
Đăng ngày 30-12-2021 15:21

UBND thành phố vừa hành Công văn số 8180/UBND-SNV ngày 6-12-2021 yêu cầu các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án trực thuộc UBND thành phố, UBND các quận, huyện, phường, xã tiếp tục chỉ đạo đơn vị thuộc và trực thuộc thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử, giao nộp tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Theo đó, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công chức, viên chức, người lao động tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan; bảo đảm 100% cá nhân giải quyết công việc trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại đơn vị thuộc và trực thuộc thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử và giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan trên phần mềm.

Đồng thời, hoàn thành các chỉ tiêu xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử cơ quan được UBND thành phố giao tại Kế hoạch số 6901/KH-UBND ngày 17-10-2020 thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Trong đó, từng cơ quan, đơn vị căn cứ hồ sơ, tài liệu hình thành thực tế trong hoạt động để lưa chọn, xác định những hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn lại hình thành hàng năm tại cơ quan, đơn vị được tạo lập dạng điện tử, bảo đảm đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, lưu trữ điện tử. 

Từ tháng 1-2022, các cơ quan, đơn vị triển khai đồng bộ tính năng lập hồ sơ công việc điện tử tại thời điểm dự thảo văn bản của Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành đến tất cả các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án trực thuộc UBND thành phố, UBND các quận, huyện và UBND các phường, xã. Hồ sơ điện tử được lập trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phải đầy đủ văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử phải bảo đảm giá trị pháp lý là bản gốc văn bản điện tử hoặc bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày.

UBND thành phố giao các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án trực thuộc UBND thành phố, UBND các quận, huyện, phường, xã chỉ đạo công chức, viên chức, người lao động tại đơn vị thuộc và trực thuộc không quét, đưa văn bản chỉ mức độ mật vào hồ sơ công việc điện tử. Lấy kết quả lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành là một trong những tiêu chí để đánh giá kết quả công việc hàng tháng đối với cá nhân trực tiếp tham mưu giải quyết công việc được xác định cần phải lập hồ sơ điện từ, theo đó cá nhân đủ điều kiện xếp loại xuất sắc nhưng không thực hiện lập hồ sơ điện tử đối với công việc được giao giải quyết thì không được xếp loại xuất sắc.

Các cơ quan, đơn vị tổng hợp vướng mắc, ý kiến góp ý tại đơn vị thuộc và trực thuộc trong quá trình lập hồ sơ điện tử vào giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan gửi Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND thành phố... để được giải đáp và xem xét, đề xuất nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng của Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm một cửa điện tử, Phần mềm Lưu trữ điện tử theo quy định và thuận lợi nhất cho các cơ quan thực hiện.

UBND thành phố giao Sở Nội vụ tham mưu UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố ban hành các văn bản quy định, chỉ đạo các cơ quan thực hiện lập hồ sơ điện tử và giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Tiếp tục theo dõi, kịp thời hướng dẫn, hỗ trợ, đôn đốc, kiểm tra, giải đáp các vướng mắc của các cơ quan, đơn vị trong việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan; báo cáo Chủ tịch UBND thành phố tình hình thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử của thành phố.

Bên cạnh đó, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai tính năng lập hồ sơ công việc điện tử tại thời điểm dự thảo văn bản của Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành đến tất cả các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp và ban quản lý dự án trực thuộc UBND thành phố, UBND các quận, huyện và UBND các phường, xã; thực hiện từ tháng 1-2022. Chủ trì nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố để đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ điện tử, giao nộp, tiếp nhận hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan; lưu trữ tài liệu điện tử của thành phố theo quy định và thuận lợi nhất cho các cơ quan khi thực hiện. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND thành phố và các cơ quan có liên quan nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng để lập hồ sơ công việc điện tử đối với thủ tục hành chính trên Phần mềm một cửa điện tử, hoàn thành trong năm 2022.

Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin để Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố hoạt động an toàn, ổn định, thông suốt. Thực hiện kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu văn bản, tài liệu có trong hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố.

Mặt khác, phối hợp với Sở Nội vụ nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố để bảo đảm yêu cầu lập hồ sơ điện tử, giao nộp, tiếp nhận hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ tài liệu điện tử của thành phố. Hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của các cơ quan về tính năng, kỹ thuật của Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành khi lập hồ sơ điện tử và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Văn phòng UBND thành phố phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan có liên quan nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng để lập hồ sơ công việc điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính trên Phần mềm một cửa điện tử.

THÁI BÌNH

ĐÁNH GIÁ BÀI VIẾT

Các tin khác