Theo phân công, UBND phường Ngũ Hành Sơn là cơ quan chủ trì tổ chức, trực tiếp tham mưu Ban Tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động Lễ hội; bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, phối hợp xây dựng kịch bản chi tiết, sơ đồ phân khu các hoạt động và điểm tham quan; phát hành thông cáo báo chí, tổ chức họp báo (nếu có); thường xuyên báo cáo tiến độ, khó khăn, vướng mắc để UBND thành phố chỉ đạo giải quyết.

Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch phối hợp quản lý nhà nước về lễ hội; chỉ đạo tổ chức các hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể dục – thể thao theo kế hoạch; đẩy mạnh tuyên truyền, cổ động trực quan, quảng bá trên các tuyến đường chính; cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp lữ hành; kiểm soát hoạt động báo chí, in ấn, xuất bản trước, trong và sau lễ hội.

Sở Dân tộc và Tôn giáo chủ trì hướng dẫn, tạo điều kiện cho các đoàn, tổ chức, cá nhân tôn giáo trong và ngoài nước tham gia hoạt động tôn giáo theo quy định pháp luật; phối hợp với Ban Trị sự Giáo hội Phật giáo Việt Nam thành phố và UBND phường Ngũ Hành Sơn hướng dẫn tổ chức các hoạt động tín ngưỡng đúng quy định.

Văn phòng UBND thành phố tham mưu danh sách, giấy mời đại biểu lãnh đạo Đảng, Nhà nước (nếu có), lãnh đạo các địa phương và thành phố; phối hợp công tác lễ tân, đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi tại các chương trình khai mạc, lễ vía và bế mạc.

Công an thành phố chủ trì xây dựng phương án bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ, cứu hộ cứu nạn; phối hợp quản lý người nước ngoài tham dự lễ hội.

Bộ Chỉ huy Quân sự thành phố hướng dẫn, quản lý hoạt động thiết bị bay không người lái; phối hợp bảo đảm quốc phòng, an ninh. Ban Chỉ huy Bộ đội Biên phòng thành phố phối hợp Cảnh sát giao thông đường thủy bảo đảm trật tự an toàn giao thông trên tuyến sông Cổ Cò.

Sở Ngoại vụ gửi thư mời các Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, đoàn khách quốc tế; phối hợp quản lý các đoàn ngoại giao, nghệ thuật nước ngoài.  Sở Y tế bảo đảm công tác y tế, phòng chống dịch bệnh, an toàn thực phẩm.

Sở Nông nghiệp và Môi trường bảo đảm vệ sinh môi trường. Sở Công Thương tổ chức các gian hàng giới thiệu sản phẩm OCOP, đặc trưng, lưu niệm và quản lý hoạt động thương mại dịch vụ. Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp các đơn vị viễn thông bảo đảm hạ tầng thông tin liên lạc.

Báo và Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng xây dựng phương án truyền thông, truyền hình trực tiếp Lễ vía chính thức. Công ty Điện lực Đà Nẵng bảo đảm cung cấp điện ổn định, an toàn.

Ban Trị sự Giáo hội Phật giáo Việt Nam thành phố chủ trì xây dựng chương trình nghi lễ tôn giáo, phối hợp tổ chức diễu hành xe hoa, tọa đàm văn hóa Phật giáo; vận động tăng ni, phật tử tham gia. Trụ trì Chùa Quán Thế Âm trực tiếp tổ chức các hoạt động tôn giáo, chuẩn bị cơ sở vật chất, phối hợp tiếp đón đại biểu, kịp thời báo cáo phát sinh để xử lý, bảo đảm Lễ hội diễn ra trang trọng, an toàn, hiệu quả.

Ngoài ra, công tác chuẩn bị tổ chức Lễ hội Quán Thế Âm – Ngũ Hành Sơn năm 2026 tại Chùa Quán Thế Âm được triển khai theo lộ trình như sau:

Ban Tổ chức Lễ hội và các tiểu ban chuyên môn phải được thành lập trước ngày 01-03-2026 để kịp thời phân công nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch triển khai. Trước ngày 07-03-2026, Trưởng Ban Tổ chức Lễ hội phê duyệt, ban hành chương trình tổng thể, nội dung các hoạt động và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân liên quan.

Ban Tổ chức Lễ hội tổ chức họp triển khai Kế hoạch và chương trình Lễ hội trước ngày 12-03-2026 nhằm quán triệt nhiệm vụ, thống nhất phương án thực hiện. Trưởng các tiểu ban ban hành kế hoạch hoạt động chi tiết của từng tiểu ban trước ngày 16-03-2026, bảo đảm rõ người, rõ việc, rõ tiến độ.

Trước ngày 20-03-2026, Ban Tổ chức Lễ hội họp kiểm tra tình hình triển khai các nhiệm vụ cụ thể, kịp thời chấn chỉnh những nội dung còn hạn chế hoặc phát sinh.

Ngày 31-03-2026, Ban Tổ chức tiến hành họp rà soát lần cuối toàn bộ công tác chuẩn bị, bảo đảm các điều kiện về nội dung, hậu cần, an ninh, y tế, truyền thông được hoàn tất đồng bộ.

Các chương trình nghệ thuật trong khuôn khổ Lễ hội được tổng duyệt trước ngày 02-04-2026, nhằm bảo đảm chất lượng chuyên môn, tính trang trọng và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các lực lượng tham gia, góp phần để Lễ hội diễn ra an toàn, thành công và đúng kế hoạch đề ra.