Ủy quyền công chức cấp xã thực hiện chứng thực: Bước đột phá cải cách hành chính

Rút ngắn thời gian

Chị Lưu Thị Mỹ Hạnh (thôn Phú Nham Đông) đến Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Duy Xuyên nộp hồ sơ đề nghị chứng thực một số giấy tờ để hoàn thiện thủ tục hồ sơ khai sinh. Thay vì phải ngồi chờ cả tiếng đồng hồ như trước, chị Hạnh chỉ cần 10 phút để nộp và nhận kết quả chứng thực.

Có sự thay đổi này là nhờ từ ngày 29-8-2025, Chủ tịch UBND xã Duy Xuyên quyết định ủy quyền cho chuyên viên Văn phòng HĐND&UBND xã thực hiện việc chứng thực theo quy định tại Nghị quyết của HĐND thành phố.

Theo đó, thay vì nhận hồ sơ rồi chuyển đến lãnh đạo UBND xã ký chứng thực, công chức được ủy quyền trực tiếp kiểm tra, ký chứng thực luôn tại chỗ. Như vậy vừa nhanh chóng, giảm quy trình và đem lại hài lòng cho công dân.

Theo tìm hiểu, trước khi thực hiện ủy quyền, trung bình mỗi ngày, lãnh đạo UBND xã Duy Xuyên ký khoảng 100 lượt hồ sơ sao y, chứng thực với chừng 300 - 400 bản, trong khi vẫn phải tập trung thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội nên có thời điểm quá tải dẫn đến chậm trễ, người dân phải chờ đợi để nhận kết quả. Từ ngày 29/8, Chủ tịch UBND xã ủy quyền chứng thực cho công chức xã nên rút ngắn 75-80% thời gian giải quyết thủ tục hành chính chứng thực so với trước.

Bà Nguyễn Thị Tân - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Duy Xuyên cho biết: “Trước đây, khi nhận hồ sơ, chúng tôi tập hợp rồi chuyển đến lãnh đạo UBND xã ký theo các khung giờ cố định, mỗi đợt cách nhau khoảng 1 giờ. Nhiều thời điểm lãnh đạo UBND xã đều đi họp, công tác, tiến độ chứng thực bị ảnh hưởng. Từ khi thực hiện ủy quyền, thời gian chứng thực nhanh hơn, chất lượng phục vụ nâng lên và người dân thấy rất hài lòng”.

Tại phường An Khê, Chủ tịch UBND phường đã ủy quyền cho công chức chuyên môn thuộc Trung tâm phục vụ hành chính công được thay mặt Chủ tịch UBND phường thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND phường đối với một số nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực chứng thực.

Theo ông Trương Thanh Toàn – Phó Chủ tịch UBND phường kiêm Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường An Khê, việc ủy quyền công chức chuyên môn thực hiện chứng thực giúp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, nâng cao tỷ lệ hồ sơ xử lý đúng và trước hạn cho công dân.  Đồng thời tăng tính chủ động và chất lượng phục vụ người dân. Cùng với đó, giúp giảm tải công việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND phường, để tập trung vào các nhiệm vụ quản lý chung và công tác chỉ đạo điều hành phát triển kinh tế - xã hội.

“Nhân dân trên địa bàn phường đánh giá cao đối với việc ủy quyền cho công chức, hồ sơ giải quyết nhanh hơn, không phải chờ đợi, giảm số lần đi lại, mang lại sự hài lòng và tin tưởng vào chính quyền địa phương. Việc thực hiện ngay tại Trung tâm phục vụ hành chính công giúp thuận tiện, công khai, minh bạch, hạn chế tình trạng quá tải”, ông Toàn nói.

Nhằm hỗ trợ công chức thực hiện việc ủy quyền chứng thực, Trung tâm đã bố trí đầy đủ điều kiện làm việc. Cử công chức được ủy quyền tham gia đầy đủ các lớp đào tạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, bảo đảm xử lý nhiệm vụ được ủy quyền đúng pháp luật.

Nâng cao chất lượng phục vụ

Xã Duy Xuyên được thành lập trên cơ sở sáp nhập 3 xã Duy Trung, Duy Trinh, Duy Sơn của huyện Duy Xuyên, tỉnh Quảng Nam (cũ). Tổng diện tích tự nhiên của xã là 125,78km2, quy mô dân số 32.243 người. Việc mở rộng địa giới hành chính và nâng quy mô dân số nên khối lượng công việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã ngày càng nhiều. Do đó, cần thiết phải phân cấp, ủy quyền một số công việc, nhất là chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký, qua đây giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ cho người dân.   

Qua thống kê, từ 1/7 đến ngày 24/11/2025, tổng số hồ sơ xã Duy Xuyên nhận giải quyết là 3.300 hồ sơ. Trong đó tiếp nhận trực tuyến là 3.175 hồ sơ, tiếp nhận trực tiếp là 125 hồ sơ. Kết quả giải quyết trước và đúng hạn là 3.267 hồ sơ, đạt tỷ lệ 99,61%.

Ông Nguyễn Phước Minh - Phó Chủ tịch UBND xã Duy Xuyên cho biết, chủ trương phân cấp, ủy quyền giải quyết thủ tục hành chính góp phần hạn chế tình trạng nhiều tầng nấc, phát huy tính chủ động, sáng tạo, tự chịu trách nhiệm của chính quyền. Qua đó rút ngắn thời gian, nâng chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, tiết kiệm công sức và nâng cao mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp…

“Xã tiếp tục tham mưu ngành cấp trên mở rộng phạm vi ủy quyền đối với những thủ tục phát sinh nhiều hồ sơ, có tính thiết yếu, gắn với hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đồng thời tập trung hoàn thiện quy trình điện tử và kết nối dữ liệu, bảo đảm việc giải quyết thủ tục hành chính ngày càng minh bạch, hiệu quả, góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng nền hành chính phục vụ, lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm”, ông Minh cho biết.

Đối với xã Tiên Phước, việc thực hiện ủy quyền của lãnh đạo UBND xã cho công chức được áp dụng từ ngày 22-9-2025. Từ đó đến nay, hoạt động giải quyết thủ tục liên quan đến chứng thực được nhanh chóng, công dân hài lòng. Công chức xã Tiên Phước được ủy quyền đã thực hiện chứng thực hợp đồng 90 trường hợp, chứng thực chữ ký 331 trường hợp, chứng thực bản sao từ bản chính 1.335 trường hợp.

Ông Đoàn Văn Công - Phó Chủ tịch UBND xã kiêm Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công cho hay, Tiên Phước là xã được hình thành trên cơ sở sáp nhập thị trấn Tiên Kỳ, xã Tiên Mỹ, xã Tiên Phong, xã Tiên Thọ với diện tích 74,63 km² và dân số 28.137 người. Địa bàn rộng, dân số đông nên việc phát sinh thủ tục hành chính chiếm tỷ lệ lớn. Chính vì vậy khi thực hiện ủy quyền theo Nghị quyết HĐND thành phố cho thấy chất lượng phục vụ công dân đổi thay rõ rệt.

“Bà con Tiên Phước chủ yếu làm vườn, làm nông nên không thể đi lại và chờ đợi phiền hà như trước nữa. Chừ tới xã chứng thực giấy tờ là có kết quả mang về luôn”, ông Công thông tin.

Từ khi thực hiện việc ủy quyền trong lĩnh vực chứng thực tại cấp xã, không chỉ tạo thuận lợi cho người dân mà còn giúp chính quyền cơ sở phát huy vai trò, trách nhiệm, nâng cao chất lượng phục vụ công dân, doanh nghiệp nhanh chóng, thân thiện hơn.

PHI THÀNH – THANH THẢO