Thực hiện đầy đủ các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và đơn vị

Theo đó, UBND thành phố giao các cơ quan, đơn vị, địa phương ban hành hoặc điều chỉnh các văn bản đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ (như quy chế văn thư, lưu trữ, quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, danh mục hồ sơ hàng năm, bảng thời hạn bảo quản, danh mục thành phần tài liệu, danh mục thành phân tài liệu của những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn) đúng quy định, phù hợp với thực tế cơ quan. Đặc biệt, tại danh mục hồ sơ hàng năm phải đảm bảo quản lý toàn bộ hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, và xác định cụ thể hình thức lập của từng hồ sơ (giấy, điện tử, hỗn hợp) để có cơ sở lập, kiểm tra, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án trực thuộc UBND thành phố, cơ quan trung ương, UBND các quận, huyện, phường, xã có trách nhiệm thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ. Trong đó lưu ý, ban hành văn bản hành chính, bản sao văn bản đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình; quản lý và sử dụng chữ ký số cá nhân theo đúng quy định của pháp luật hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan đúng quy định tại Chương V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Toàn bộ văn bản đi, đến (giấy và điện tử) của cơ quan phải được quản lý tập trung, thống nhất tại bộ phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật); số văn bản đi, đến liên tiếp, không chèn số, khuyết số; thực hiện ký nhận đầy đủ vào sổ khi chuyển giao bản giấy văn bản đi, đến. Văn bản đến phải được trình người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho bộ phận, cá nhân xử lý theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy chế công tác văn thư của cơ quan; thực hiện theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản đến và công việc được giao. Lưu, đóng đấu đầy đủ và lập hồ sơ đối với bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy có hình thành tại tập lưu văn thư.

Bên cạnh đó, quản lý chặt chẽ và có chế tài xử lý đối với việc lập hồ sơ công việc của các cá nhân để đảm bảo tất cả văn bản, tài liệu hình thành được cá nhân lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định; không để tình trạng văn bản, tài liệu hình thành không được lập hồ sơ, bị mất, thất lạc, không được quản lý tập trung tại lưu trữ cơ quan. Yêu cầu các bộ phận, cá nhân sau khi kết thúc công việc phải hoàn thiện hồ sơ.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương hướng đẫn cá nhân kiểm tra, rà soát, điều chỉnh các hồ sơ được lập điện tử hoàn toàn từ năm 2021 đến năm 2023 để đảm bảo chất lượng và thực hiện đóng hồ sơ đối với công việc đã xử lý xong, giao nộp vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn nộp lưu. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ điều chỉnh hàng năm để thực hiện việc giao, nhận đầy đủ hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (gồm hồ sơ giấy, điện tử và hỗn hợp) để đảm bảo kiểm soát hồ sơ, không nhận thiếu hoặc sai loại hình hồ sơ.

Đối với công tác lưu trữ, cần bảo quản an toàn kho và tài liệu lưu trữ, không để, mất, thất lạc, hư hỏng tài liệu. Thực hiện thu thập đầy đủ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đủ thành phần, đúng trình tự, thủ tục; chủ động chỉnh lý, hệ thống hóa, số hóa tài liệu lưu trữ. Quản lý chặt chẽ tài liệu, lập và ghi đúng, đầy đủ thông tin vào sổ xuất, sổ nhập, sổ theo dõi khai thác tài liệu trong kho lưu trữ; tăng cường tổ chức khai thác, sử dụng để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố đúng trình tự, thủ tục.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương lấy kết quả xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm là một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm đối với bộ phận trực tiếp thực hiện công lác văn thư, lưu trữ, lãnh đạo văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ và lãnh đạo cơ quan phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được giao cho cơ quan tại Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030 được ban hành tại Quyết định 2773/QĐ-UBND ngày 27 tháng 10 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng; Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 16 tháng 01 năm 2024 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

UBND thành phố giao Nội vụ tiếp tục chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông nâng cấp Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử bảo đảm việc lập hồ sơ điện tử, giao nộp tài liệu điện tử đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và hướng dẫn các cơ quan thực hiện. Đồng thời, tham mưu Chủ tịch UBND thành phố điều chỉnh quy định, bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo quy định và phù hợp với thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trên địa bàn thành phố. Trong trường hợp cần thiết, Sở Nội vụ căn cứ kết quả kiểm tra, thẩm định tại từng cơ quan để gửi văn bản đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan khắc phục những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ.

Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin để Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của thành phố hoạt động an toàn, ổn định, thông suốt. Thực hiện kiểm tra, sao lưu tài liệu có trong hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và phân hệ lưu trữ điện tử. Phối hợp với Sở Nội vụ tiếp tục điều chỉnh, nâng cấp Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử.

THÁI BÌNH