Đem dịch vụ công đến gần người dân qua các giải pháp số hoá

Ứng dụng công nghệ số trong chứng thực tài liệu điện tử

Kiosk thông minh là điểm trạm tự phục vụ cho phép người dân định danh, số hóa và nộp hồ sơ điện tử ngay tại chỗ, kết hợp tiện ích của dịch vụ công trực tuyến với sự hỗ trợ trực tiếp khi cần, bảo đảm xử lý hoàn toàn trên môi trường số và giảm phụ thuộc hồ sơ giấy.

Đối với việc số hóa tài liệu phục vụ chứng thực bản sao điện tử, bản chất của mô hình là tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính “Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận”.

Trong đó, Trạm số hóa là công cụ hỗ trợ người dân chủ động thực hiện nộp hồ sơ, số hóa tài liệu, đồng bộ dữ liệu với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và hỗ trợ cảnh báo rủi ro về độ xác thực của tài liệu. Việc tiếp nhận, xử lý và giải quyết hồ sơ đảm bảo được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Người dân khi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công có thể thực hiện định danh bằng một trong hai hình thức: sử dụng căn cước công dân gắn chip kết hợp xác thực khuôn mặt hoặc đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID. Sau khi hoàn thành bước định danh, người dân lựa chọn chức năng “Chứng thực bản sao từ bản chính”, đưa giấy tờ vào khay số hóa để hệ thống thực hiện quét và xử lý dữ liệu.

Hệ thống sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để kiểm tra tính toàn vẹn, thể thức và định dạng văn bản; đồng thời ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để bóc tách dữ liệu từ giấy tờ, tài liệu dưới dạng dữ liệu có cấu trúc, mã hóa và lưu trữ tập trung trên Ví bản sao số. Dữ liệu sau khi được chuẩn hóa sẽ hỗ trợ tái sử dụng và tự động điền thông tin vào các biểu mẫu điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo số định danh cá nhân của công dân, giúp giảm đáng kể thời gian kê khai hồ sơ.

Toàn bộ quá trình xử lý được cán bộ, công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công theo dõi, giám sát theo quy định. Trường hợp hệ thống phát hiện dấu hiệu rủi ro về độ xác thực của tài liệu, hồ sơ sẽ được kiểm tra, đối chiếu trước khi tiếp tục xử lý. Công chức tư pháp thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ trên hệ thống chuyên ngành và có quyền yêu cầu người dân xuất trình bản chính để đối chiếu khi cần thiết.

Một điểm nổi bật của mô hình là kết quả được trả hoàn toàn trên môi trường số. Bản sao chứng thực điện tử được gửi đến tài khoản định danh của cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, qua email hoặc ví điện tử công dân. Hệ thống tự động đính kèm mã QR liên kết với kết quả giải quyết điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác thực và đối chiếu thông tin khi cần thiết.

Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Luật Giao dịch điện tử năm 2023, bản sao được chứng thực từ bản chính, bao gồm bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính, có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để người dân yên tâm sử dụng bản sao điện tử trong quá trình thực hiện các giao dịch và thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, mô hình còn triển khai số hóa tài liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Trong trường hợp này, Trạm số hóa đóng vai trò hỗ trợ công chức và người dân thực hiện đối chiếu, số hóa giấy tờ thay cho các phương thức thủ công trước đây. Sau khi hoàn tất quy trình định danh và số hóa, dữ liệu được xử lý, lưu trữ tập trung và ký số để trả cho người dân qua email hoặc Ví điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố. Người dân có thể sử dụng các bản sao số này để đính kèm vào hồ sơ dịch vụ công trực tuyến theo yêu cầu của từng thủ tục.

Lấy người dân làm trung tâm

Điểm cốt lõi làm nên giá trị của mô hình không chỉ nằm ở việc ứng dụng công nghệ hiện đại mà còn ở hiệu quả phục vụ người dân. Trong thực tế, nhiều người dân vẫn phải sao chụp, chứng thực giấy tờ nhiều lần khi thực hiện các thủ tục hành chính khác nhau. Điều này làm phát sinh chi phí, thời gian đi lại và tạo thêm nhiều khâu trung gian trong quá trình giải quyết hồ sơ.

Với Kiosk thông minh và Hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử, người dân có thể chủ động thực hiện số hóa giấy tờ ngay từ đầu để lưu trữ và tái sử dụng trong nhiều giao dịch khác nhau. Dữ liệu được chuẩn hóa, đồng bộ và tích hợp với hệ thống dịch vụ công giúp giảm số lần kê khai thông tin, giảm giấy tờ phải nộp và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.

Mô hình cũng góp phần thay đổi phương thức phục vụ của cơ quan nhà nước theo hướng hiện đại, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm. Khi hồ sơ được số hóa và xử lý trên môi trường điện tử, việc tiếp nhận, lưu trữ, khai thác và tái sử dụng dữ liệu trở nên hiệu quả hơn, giảm áp lực lưu trữ hồ sơ giấy và nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính.

Đặc biệt, việc hình thành các bản sao số và dữ liệu điện tử gắn với định danh cá nhân sẽ tạo nền tảng để người dân từng bước tiếp cận, sử dụng và làm chủ các dịch vụ số. Đây là điều kiện quan trọng để xây dựng công dân số, thúc đẩy phát triển xã hội số và hiện thực hóa mục tiêu xây dựng chính quyền số mà thành phố Đà Nẵng đang quyết tâm triển khai.

Việc thí điểm Kiosk thông minh và Hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử là bước đi cụ thể trong tiến trình chuyển đổi số của thành phố. Không chỉ tạo thuận lợi cho người dân trong giải quyết thủ tục hành chính, mô hình còn góp phần hình thành phương thức quản lý hiện đại dựa trên dữ liệu số, hướng tới nền hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả và phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.

Đây là minh chứng cụ thể cho định hướng xuyên suốt của thành phố Đà Nẵng: chuyển đổi số phải bắt đầu từ những tiện ích thiết thực, lấy người dân làm trung tâm và là đối tượng thụ hưởng lớn nhất của quá trình phát triển.

PHƯƠNG THUẬN